English

National Hispanic Heritage Month is celebrated annually from September 15 to October 15 in the United States to recognize the contributions and influence of Hispanic Americans to the history, culture, and achievements of the United States. The theme for 2022 is “Unidos: Inclusivity for a Stronger Nation.” This year, Lone Star Legal Aid stands united with Texas Latinx and Indigenous Communities. Continue reading for an explanation of the American Civil Right to request translation or interpretation services in schools, hospitals, and courtrooms.

Title VI of the Civil Rights Act of 1964

Title VI of the Civil Rights Act requires recipients of Federal financial assistance to take reasonable steps to make their programs, services, and activities accessible to eligible persons with limited English proficiency. Everyone has the legal right to ask for translation services at places including, but not limited to, schools, hospitals, and courtrooms. Regarding healthcare services, the Affordable Care Act instructs hospitals and other health care providers to offer translation and interpreting to limited English proficient patients in counties where more than 10% of the population speaks a language other than English. 

Schools

A lot happens in school – parent meetings, classroom instruction, exams, notes, home announcements, etc. But what if you are a recent immigrant or refugee and do not speak English? What if you are a student and your parents speak a non-English language?

Schools must communicate information to limited English proficient parents in a language they can understand about any program, service, or activity called to the attention of parents proficient in English. This includes, but is not limited to, information related to:

• Registration and enrollment in school and school programs;
• Grievance procedures and notices of nondiscrimination;
• Language assistance programs;
• Parent handbooks;
• Report cards;
• Gifted and talented programs;
• Student discipline policies and procedures;
• Magnet and charter schools;
• Special education and related services;
• Meetings to discuss special education;
• Parent-teacher conferences; and
• Requests for parent permission for student participation in school activities.

School districts should ensure that interpreters and translators know both languages of any specialized terms or concepts to be used in the communication. The interpreters should also be verifiably trained on the role of interpreter and translator, the ethics of interpreting and translating, and the need to maintain confidentiality.

It is not sufficient for the staff to be bilingual. For example, a bilingual staff member may communicate directly with limited English proficient parents in a different language but may not be competent to interpret in and out of that language or to translate documents.

To request assistance with your language needs in Houston, please contact the following departments:

• Translation Services (written translations): translations@houstonisd.org 
• Special Education (interpretation and translation for special needs students, i.e. ARD meetings): (713) 556-7025
• Multilingual Programs (assistance for immigrants, migrants, refugees, and newcomers): (713) 556-6961
• ASL interpreters (interpretation for the deaf and hard of hearing): aslrequests@houstonisd.org

If you or someone you know needs translation or interpretation services at their child’s school, we encourage you to contact the school district to find out how you can request it.

Hospitals

The U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights (OCR) rules require physicians to offer “qualified” interpreters and translators to patients with limited English proficiency (LEP). This rule implements the nondiscrimination section of the Affordable Care Act and applies to any health program that receives financial assistance from the federal government. The rule, OCR says, would “likely cover almost all licensed physicians” because most participate in at least one health program that receives such funding.

Physicians must provide language assistance services free of charge. Among the key provisions: When an oral interpreter is a step to provide meaningful access, the practice must provide a “qualified interpreter.” The same goes for written content translation; the practice must use a “qualified translator” in that situation.

Qualified interpreters or translators must:

• Adhere to generally accepted ethical principles of an interpreter;
• Have demonstrated proficiency in both English and at least one other language; and
• Be able to interpret or translate to and from another language and English.

Practices may not:

• Require an LEP patient to provide an interpreter;
• Rely on an adult accompanying the LEP patient to interpret, except in emergencies or when the patient specifically requests it;
• Rely on a minor to interpret, except in emergencies; or
• Rely on staff members for translating or interpreting skills, except if it’s a staff member designated for the purpose and has demonstrated their qualifications.

The Harris Health System, for example, provides face-to-face and telephone-based interpretation services to patients in all its hospitals and clinics. Interpretation staff help facilitate conversations between patients and caregivers or other health professionals.

While most patients require interpretations from English to Spanish, services are available in 150 languages.

Interpretation services may be requested by asking any hospital or clinic staff member to contact the Interpretation Services Department for assistance.

Courtrooms

A judge orders a language interpreter to translate the language spoken in court proceedings into your language. A language interpreter helps translate for people who are hearing impaired and those who do not communicate in English. Understanding what is spoken in your case can help you fully participate in court.

The law says a language interpreter is required in a civil or criminal case if:

• You file (turn in) a motion asking for a language interpreter; and
• The judge determines that you need an interpreter because you cannot communicate in English.

Step 1: Schedule a hearing on your request for a language interpreter.

Call the clerk’s office. Tell the clerk you want to schedule a hearing on a motion to appoint a language interpreter. The clerk will give you a date and time for the hearing.

Step 2: Fill out these forms.

• Motion to Appoint a Language Interpreter and Notice of Hearing
• Guided Motion and Order Forms (Available in English and Spanish)

Fill out this form completely in blue or black ink and sign it.

Remember to:

• Write the name of your primary language;
• Write your name and all the requested contact information;
• Write the date and time of the hearing;
• Write the full physical address of the court where the hearing will be held;
• Fill out and sign the Certificate of Service; and
• Statement of Inability to Afford Payment of Court Costs: This form tells the judge you cannot afford the court fees. Fill it out entirely in blue or black ink and sign it. Do NOT leave blanks. Attach this form to your motion form.

You must include complete and accurate information about:

• Any government benefits you get because you are poor;
• Your household income after taxes;
• The people who depend on you for financial support; and
• Your expenses.

Important: If you receive government benefits because you are poor, attach proof (such as a copy of an eligibility form or check) to your Statement of Inability to Afford Payment of Court Costs.

Warning! When you sign this form, you are stating under penalty of perjury that the information in the form is true and correct. It is a crime to lie on this form.

Step 3: Turn in your motion form and attached statement.

Turn in your completed Motion to Appoint a Language Interpreter and Notice of Hearing form and Statement of Inability to Afford Payment of Court Costs at the clerk’s office, and get a copy for you and the other party. The clerk will “file stamp” your forms with the date and time and return the copies to you.

Step 4: Send a file-stamped copy of your motion and attached statement to the other side.

Send a file-stamped copy of the Motion to Appoint a Language Interpreter and Notice of Hearing and attached Statement of Inability to Afford Payment of Court Costs to the other side immediately. If the other side has a lawyer, send it to the lawyer instead of directly to the other side.

Send it:

• By fax;
• By email;
• By commercial delivery service (such as FedEx or UPS);
• By personal delivery; or
• By certified mail, return receipt requested, and regular mail. (This way may take too long.)

Keep proof of everything you sent to the other side. You must bring it to your hearing.

Step 5: Go to the hearing on your motion to appoint a language interpreter.

Be ready to explain to the judge that you need a language interpreter because you cannot communicate in English. Bring proof of all forms you sent to the other side. Also, bring the Order Appointing Language Interpreter for the judge to sign.

The courtroom section of this information was gathered at www.TexasLawHelp.org.

 

Español

El Mes Nacional de la Herencia Hispana se celebra anualmente del 15 de septiembre al 15 de octubre en los Estados Unidos para reconocer las contribuciones y la influencia de los hispanoamericanos en la historia, la cultura y los logros de los Estados Unidos. El tema para 2022 es “Unidos: inclusión para una nación más fuerte”. Este año, Lone Star Legal Aid se une a Texas Latinx y las comunidades indígenas. Continúe leyendo para obtener una explicación del derecho civil estadounidense para solicitar servicios de traducción o interpretación en escuelas, hospitales y tribunales.

Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964

El Título VI de la Ley de Derechos Civiles requiere que los beneficiarios de asistencia financiera federal tomen medidas razonables para que sus programas, servicios y actividades sean accesibles para personas elegibles con dominio limitado del inglés. Esto significa que todos tienen el derecho legal de solicitar servicios de traducción en lugares que incluyen, entre otros, escuelas, hospitales y tribunales. Cuando se trata de servicios de atención médica, la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio instruye a los hospitales y otros proveedores de atención médica a ofrecer traducción y interpretación a pacientes con dominio limitado del inglés en condados donde más del 10 % de la población habla un idioma en particular que no sea inglés.

Escuelas

Suceden muchas cosas en la escuela: reuniones de padres, instrucción en el aula, exámenes, notas, anuncios en el hogar, etc. Pero, ¿qué pasa si eres un inmigrante reciente o un refugiado y no hablas inglés? ¿Qué pasa si eres estudiante y tus padres hablan un idioma que no es inglés?

Las escuelas deben comunicar información a los padres con dominio limitado del inglés en un idioma que puedan entender sobre cualquier programa, servicio o actividad que llame la atención de los padres con dominio del inglés. Esto incluye, pero no se limita a, información relacionada con:

• Registro y inscripción en la escuela y programas escolares;
• Procedimientos de queja y avisos de no discriminación;
• Programas de asistencia lingüística;
• Manuales para padres;
• Las boletas de calificaciones;
• Programas para dotados y talentosos;
• Políticas y procedimientos de disciplina estudiantil;
• Escuelas magnet y chárter;
• Educación especial y servicios relacionados;
• Reuniones para discutir la educación especial;
• Conferencias de padres y profesores; y
• Solicitudes de permiso de los padres para la participación de los estudiantes en actividades escolares.

Los distritos escolares deben asegurarse de que los intérpretes y traductores tengan conocimiento en ambos idiomas de cualquier término o concepto especializado que se utilizará en la comunicación en cuestión, y que estén capacitados sobre el papel de un intérprete y traductor, la ética de la interpretación y la traducción, y la necesidad para mantener la confidencialidad.

No es suficiente que el personal sea bilingüe. Por ejemplo, un miembro del personal bilingüe puede comunicarse directamente con padres con dominio limitado del inglés en un idioma diferente, pero puede ser que no sean competente para interpretar dentro y fuera de ese idioma, o para traducir documentos.

Para solicitar asistencia con sus necesidades lingüísticas en Houston, comuníquese con los siguientes departamentos:

• Servicios de traducción (traducciones escritas): translations@houstonisd.org
• Educación especial (interpretación y traducción para estudiantes con necesidades especiales (es decir, reuniones ARD): (713) 556-7025
• Programas multilingües (asistencia para inmigrantes, migrantes, refugiados y recién llegados): (713) 556-6961
• Intérpretes de ASL (interpretación para sordos y personas con dificultades auditivas): aslrequests@houstonisd.org

Si usted o alguien que conoce necesita servicios de traducción o interpretación en la escuela de su hijo, le recomendamos que se comunique con el distrito escolar para ver cómo puede solicitarlos.

Hospitales

Las reglas de la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. requieren que los médicos ofrezcan intérpretes y traductores “calificados” a los pacientes con dominio limitado del inglés (LEP). La regla implementa la sección de no discriminación de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio.

La regla se aplica a cualquier programa de salud que reciba asistencia financiera del gobierno federal. La regla, dice la OCR, “probablemente cubriría a casi todos los médicos con licencia” porque la mayoría participa en al menos un programa de salud que recibe dicha financiación.

Los médicos deben proporcionar servicios de asistencia lingüística de forma gratuita. Los puntos principales son: Cuando un intérprete oral es un paso para proporcionar un acceso significativo, la práctica debe proporcionar un “intérprete calificado”. Lo mismo ocurre con la traducción de contenido escrito; la práctica debe usar un “traductor calificado” en esa situación.

Los intérpretes o traductores calificados deben:

• Adherirse a los principios éticos generalmente aceptados de un intérprete;
• Haber demostrado competencia tanto en inglés como en al menos otro idioma; y
• Ser capaz de interpretar o traducir hacia y desde otro idioma y el inglés.

Las prácticas no pueden:

• Requerir que un paciente con LEP proporcione un intérprete;
• Contar con un adulto que acompañe al paciente LEP para interpretar, excepto en casos de emergencia o cuando el paciente lo solicite específicamente;
• Depender de un menor para interpretar, excepto en casos de emergencia; o
• Confíe en los miembros del personal para traducir o interpretar, excepto si es un miembro del personal designado para tal fin y ha demostrado sus calificaciones.

El Sistema de Salud Harris, por ejemplo, brinda servicios de interpretación en persona y por teléfono a los pacientes en todos sus hospitales y clínicas. El personal de interpretación ayuda a facilitar las conversaciones entre los pacientes y los cuidadores u otros profesionales de la salud.

Si bien la mayoría de los pacientes requieren interpretación del inglés al español, los servicios están disponibles en 150 idiomas.

Los servicios de interpretación se pueden solicitar pidiéndole a cualquier miembro del personal del hospital o clínica que se comunique con el Departamento de Servicios de Interpretación para obtener ayuda.

Tribunales

Un juez ordena a un intérprete de idiomas que traduzca el idioma hablado en los procedimientos judiciales a su idioma. Un intérprete de idiomas ayuda a traducir para las personas con discapacidad auditiva y para las personas que no se comunican en inglés. Comprender lo que se habla en su caso puede ayudarlo a participar plenamente en la corte.

La ley dice que se requiere un intérprete de idiomas en un caso civil o penal si:

• Presenta (entrega) una moción solicitando un intérprete de idioma; y
• El juez determina que necesita un intérprete porque no puede comunicarse en inglés.

Paso 1: Programe una audiencia sobre su solicitud de un intérprete de idiomas.

Llame a la oficina del secretario. Dígale al secretario que desea programar una audiencia sobre una moción para nombrar un intérprete de idiomas. El secretario le dará una fecha y hora para la audiencia.

Paso 2: Complete estos formularios.

• Moción para nombrar un intérprete de idiomas y notificación de audiencia
• Formularios de pedido y pedimento guiados (disponibles en inglés y español)

Complete este formulario completamente con tinta azul o negra y fírmelo.

Recuerda:

• Escriba el nombre de su idioma principal;
• Escriba su nombre y todos los datos de contacto solicitados;
• Escriba la fecha y hora de la audiencia;
• Escriba la dirección física completa del tribunal donde se llevará a cabo la audiencia;
• Llenar y firmar el Certificado de Servicio; y
• Declaración de incapacidad para pagar los costos judiciales: este formulario le dice al juez que no puede pagar los costos judiciales. Llénelo completamente con tinta azul o negra y fírmelo. NO deje espacios en blanco. Adjunte este formulario a su formulario de moción.

Debe incluir información completa y precisa sobre:

• Cualquier beneficio del gobierno que reciba por ser pobre;
• Los ingresos de su hogar después de impuestos;
• Las personas que dependen de usted para su apoyo financiero; y
• tus gastos

Importante: si recibe beneficios del gobierno porque es pobre, adjunte pruebas (como una copia de un formulario de elegibilidad o un cheque) a su Declaración de incapacidad para pagar los costos judiciales.

¡Advertencia! Cuando firma este formulario, declara bajo pena de perjurio que la información del formulario es verdadera y correcta. Esto significa que es un delito mentir en este formulario.

Paso 3: Entregue su formulario de moción y la declaración adjunta.

Entregue su Petición para nombrar un intérprete de idiomas y el formulario de Aviso de audiencia completados, y la Declaración de incapacidad para pagar los costos judiciales en la oficina del secretario, y obtenga una copia para usted y la otra parte. El secretario “sellará” sus formularios con la fecha y la hora, y le devolverá las copias.

Paso 4: Envíe una copia sellada de su pedimento y una declaración adjunta a la otra parte.

Envíe una copia sellada del archivo de la Moción para nombrar un intérprete de idiomas y el Aviso de audiencia, y la Declaración adjunta de incapacidad para pagar los costos judiciales a la otra parte de inmediato. Si la otra parte tiene un abogado, envíesela al abogado en lugar de directamente a la otra parte.

Mándalo:

• Por fax;
• Por correo electrónico;
• Por servicio de entrega comercial (como FedEx o UPS);
• Por entrega personal; o
• Por correo certificado con acuse de recibo y correo ordinario. (De esta manera puede llevar demasiado tiempo).

Guarde la prueba de todo que enviaste al otro lado. Debe traerlo a su audiencia.

Paso 5: Vaya a la audiencia sobre su moción para nombrar un intérprete de idiomas.

Esté preparado para explicarle al juez que necesita un intérprete de idioma porque no puede comunicarse en inglés. Lleve pruebas de todo que enviaste al otro lado. Lleve la Orden de nombramiento de intérprete de idiomas para que la firme el juez.

La sección de la sala del tribunal de esta información se reunió en www.TexasLawHelp.org.

 

Lone Star Legal Aid is a 501(c)(3) nonprofit law firm focused on advocacy for low-income and underserved populations. Lone Star Legal Aid serves millions of people at 125% of federal poverty guidelines in 72 counties in the eastern and Gulf Coast regions of Texas and 4 counties of Southwest Arkansas. Lone Star Legal Aid focuses its resources on maintaining, enhancing, and protecting income and economic stability; preserving housing; improving outcomes for children; establishing and sustaining family safety and stability, health and well‐being; and assisting populations with special vulnerabilities, like those with disabilities, or who are elderly, homeless, or have limited English language skills. To learn more about Lone Star Legal Aid, visit our website at www.lonestarlegal.org.

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